Chính sách thanh toán

I. Cơ sở pháp lý và quy chuẩn áp dụng

Chính sách này được xây dựng trên cơ sở các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về thương mại, giao dịch điện tử, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, thương mại điện tử và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

• Luật Thương mại 2005: quy định nguyên tắc cung ứng dịch vụ thương mại.
• Luật Giao dịch điện tử 2023: quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chứng từ điện tử và giao kết điện tử.
• Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023: quy định trách nhiệm cung cấp thông tin, bảo đảm quyền lợi khách hàng.
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP và Nghị định 85/2021/NĐ-CP: quy định về hoạt động website thương mại điện tử.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP: quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin khách hàng.

II. Quy trình giao dịch và cung ứng dịch vụ

Hạ Long Media vận hành quy trình tư vấn, xác nhận và triển khai dịch vụ theo từng nhóm sản phẩm/dịch vụ cụ thể.

1. Dịch vụ Digital Marketing và truyền thông doanh nghiệp

Áp dụng cho các dịch vụ như SEO website, Local Marketing, Toplist Brand, PR truyền thông, biên tập nội dung, quản trị fanpage và các giải pháp marketing theo khu vực.

2. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kết nối tour du lịch

Áp dụng cho các tuyến như Tour Đông Hưng, Tour Nam Ninh, Tour Quế Lâm, Tour Bắc Hải, Tour Móng Cái, Tour vịnh Hạ Long và các sản phẩm du lịch liên quan.

• Bước 1 – Tư vấn hành trình: cung cấp lịch trình, bảng giá, điều kiện đăng ký, giấy tờ cần chuẩn bị và các lưu ý khi xuất nhập cảnh.
• Bước 2 – Xác nhận và giữ chỗ: tiếp nhận thông tin khách hàng để hỗ trợ giữ chỗ với nhà xe, khách sạn, nhà hàng, tàu tham quan, bảo hiểm hoặc đối tác lữ hành.
• Bước 3 – Gửi xác nhận dịch vụ: gửi thông tin booking, lịch trình, điểm đón, thời gian khởi hành và điều kiện hủy/đổi qua email, Zalo hoặc kênh liên hệ đã thống nhất.
• Bước 4 – Hỗ trợ trong hành trình: hỗ trợ tiếp nhận phản hồi và điều phối thông tin khi phát sinh vấn đề tại điểm đón, cửa khẩu, khách sạn hoặc điểm tham quan.

Lưu ý: Hạ Long Media hoạt động với vai trò tư vấn truyền thông, hỗ trợ thông tin địa phương và kết nối khách hàng với các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. Các điều kiện chi tiết của từng tour có thể thay đổi theo quy định của đối tác vận hành, cửa khẩu, khách sạn, nhà xe, hãng tàu hoặc cơ quan quản lý tại từng thời điểm.

III. Chính sách tài chính và phương thức thanh toán

1. Tài khoản ngân hàng chính thức

Để bảo đảm an toàn giao dịch, Quý khách chỉ nên thanh toán vào tài khoản chính thức dưới đây hoặc theo thông tin được xác nhận trực tiếp bởi Hạ Long Media.

Nội dung chuyển khoản gợi ý: [Tên khách hàng/Tên doanh nghiệp] – [Tên dịch vụ hoặc mã booking].

2. Hình thức thanh toán

• Chuyển khoản ngân hàng: áp dụng cho hầu hết giao dịch dịch vụ marketing, đặt cọc tour, thanh toán hợp đồng hoặc phí tư vấn.
• Thanh toán tiền mặt: áp dụng khi khách hàng giao dịch trực tiếp tại văn phòng hoặc theo lịch hẹn. Khoản thu tiền mặt cần có phiếu thu hoặc xác nhận thanh toán hợp lệ.
• Thanh toán theo hợp đồng: áp dụng cho khách hàng doanh nghiệp hoặc dự án có hạng mục triển khai riêng.

3. Lộ trình thanh toán mặc định

4. Đồng tiền thanh toán

Tất cả giá dịch vụ công khai trên website và các giao dịch với Hạ Long Media được thể hiện bằng Việt Nam Đồng (VNĐ), trừ trường hợp pháp luật cho phép hoặc hai bên có thỏa thuận hợp lệ khác.

IV. Quy định đổi lịch, hủy dịch vụ và hoàn tiền

Việc đổi lịch, hủy dịch vụ hoặc hoàn tiền phụ thuộc vào thời điểm yêu cầu, tiến độ thực hiện công việc và chính sách của nhà cung cấp liên quan.

1. Đối với dịch vụ Marketing

• Trường hợp khách hàng tạm dừng khi dịch vụ chưa triển khai, Hạ Long Media sẽ xem xét hoàn lại khoản đã thanh toán sau khi trừ chi phí hành chính/thực tế nếu có.
• Trường hợp dự án đang triển khai, chi phí sẽ được đối soát theo khối lượng đã thực hiện như nội dung đã viết, bài PR đã xuất bản, thiết kế đã bàn giao, tài nguyên đã khởi tạo hoặc hạng mục SEO đã triển khai.
• Thời gian xử lý hoàn tiền dự kiến: 03 – 07 ngày làm việc kể từ khi hai bên thống nhất số tiền hoàn lại.

2. Đối với dịch vụ du lịch

• Khách hàng cần thông báo yêu cầu đổi lịch/hủy tour sớm nhất có thể qua hotline, email hoặc Zalo đã đăng ký.
• Phí hủy/đổi có thể phát sinh nếu nhà xe, khách sạn, tàu, bảo hiểm, đối tác lữ hành hoặc hồ sơ xuất nhập cảnh đã được đặt/khởi tạo.
• Trong trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lũ, dịch bệnh, thay đổi quy định cửa khẩu hoặc yêu cầu từ cơ quan quản lý, Hạ Long Media sẽ ưu tiên phương án đổi lịch, bảo lưu giá trị dịch vụ hoặc hoàn tiền theo mức thực tế có thể thu hồi từ nhà cung cấp.

V. Chính sách hóa đơn tài chính

• Hạ Long Media hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng doanh nghiệp đối với các hạng mục đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
• Khách hàng cần cung cấp chính xác tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và nội dung dịch vụ cần xuất hóa đơn.
• Thông tin hóa đơn cần được cung cấp trước hoặc ngay tại thời điểm thanh toán để hạn chế sai sót trong quá trình phát hành.

VI. An toàn và bảo mật dữ liệu thanh toán

Thông tin thanh toán, chứng từ chuyển khoản, hóa đơn và dữ liệu giao dịch của khách hàng được sử dụng cho mục đích xác nhận giao dịch, kế toán, đối soát nội bộ và thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

• Không công khai, mua bán hoặc chia sẻ dữ liệu tài chính của khách hàng cho bên thứ ba không liên quan.
• Chỉ chia sẻ thông tin khi cần thiết để xử lý giao dịch với ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ trực tiếp, cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Khuyến nghị khách hàng kiểm tra kỹ tên chủ tài khoản, số tài khoản và nội dung thanh toán trước khi chuyển khoản.